|
|
|
1. Valg af dirigent
Peter Henriksen
2. Valg af referent og stemmetællere
Referent: Helle Niewald
Stemmetællere: Stefan Neuert og Anne Mette Frøjk
3. Fremlæggelse af forretningsudvalgets beretning til godkendelse.
Fremlæggelse ved formand for Plexus Bertel Hestbjerg. Se filen sidst i dette referat.
Godkendt af de fremmødte
4. Fremlæggelse af årsrapport til godkendelse v. Troels Vium Andersen
Tallene fra 2008 dækker de sidste 4 mdr. af året – fra Plexus´åbning 1.sept. 08.
Årets resultat slutter på -57.000 kr, hvilket må betragtes som tilfredsstillende i betragtning af at det er første års budget.
Godkendt af repræsentantskabet
5. Forretningsudvalgets budget for indeværende regnskabsår
Der budgetteres med et årsresultat på + 5000 kr.
Det bliver en udfordring at holde likviditeten i positiv, idet afskrivningerne er høje pga. den lave rente
Forretningsudvalget håber på en ændret aftale med Nykredit, således at lånene forlænges svarende til de ekstraordinært høje afdrag
Kommentarer fra salen: der er risiko for at nogle foreninger budgetterer med færre haltimer i det kommende år – det vil få konsekvenser for Plexus. Alle skal dog være opmærksomme på, at vi er hinandens forudsætninger. Vi er derfor også pisket til altid at være en tak bedre end vore konkurrenter, så vi bliver foretrukket frem for andre steder i Holstebro
6. Formand og næstformand for repræsentantskabet vælges
Anders Poulsen og Poul Petterson genvælges
7. Godkendelse af medlemmer til forretningsudvalget
Medlemmerne blev godkendt sidste år og da det er et selvsupplerende udvalg og der ikke ønskes udskiftning, orienteres der om, at det samlede udvalg fortsætter
8. Valg af statsautoriseret eller registreret revisor
Revisionshuset Holstebro genindstilles af forretningsudvalget og genvælges
9. Indkomne forslag
Der er ikke indkommet forslag
10. Eventuelt
Orientering ved Ole Bøndergaard og Gert Larsen om sponsorsituationen, efterlysning af folk til at sælge sponsorater samt fordelingsnøglen til indkomne sponsormidler. Uddybning fremgår af hjemmesiden. Der er møde den 20.4. i Plexus for nye sponsortegnere.
Fordelingsnøglen bruges til fordeling i indeværende år. På repræsentantskabets halvårsmøde diskuteres modellen igen, så den kan vedtages for en 2-årig periode på næste års repræsentantskabsmøde
Kommentar fra salen: PLEXUS hviler på et spinkelt økonomisk grundlag og en forudsætning med høj grad af frivillige. Til gengæld har vi et unikt sted, som andre arbejder hårdt på at få. Vi skal derfor som foreningsliv støtte aktivt op om de aktiviteter, der foregår her og som borgere fortælle om det gode sted, vi har.
|
|
Det første ordinære Årsmøde i ”Den selvejende institution PLEXUS Idom-Råsted”. Mødet afholdes tirsdag den 28. april kl. 19:00 i PLEXUS.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent. Delegerede, medlemmer af forretningsudvalget og centerleder er ikke valgbare.
2. Valg af referent og stemmetællere.
3. Fremlæggelse af forretningsudvalgets beretning til godkendelse.
4. Fremlæggelse af årsrapporten til godkendelse. Regnskabsåret går fra 1. januar til 31. december.
5. Forretningsudvalgets budget for indeværende regnskabsår fremlægges til orientering.
6. Formand og næstformand for repræsentantskabet vælges blandt de delegerede. Valgbare er myndige personer. Valgperioden er 1 år. Genvalg kan finde sted.
7. Godkendelse af medlemmer til forretningsudvalget efter skriftlig indstilling fra forretningsudvalget. Indstillingen udsendes sammen med dagsordenen.
8. Valg af statsautoriseret eller registreret revisor efter indstilling fra forretningsudvalget.
9. Indkomne forslag.
10. Eventuelt.
Jævnfør dagsordens punkt 7 indstilles følgende medlemmer til Forretningsudvalget:
Helle Niewald
Ole Bøndergaard
Jan Smidt Nielsen
Gert Larsen
Bertel Hestbjerg
Normalt vil Årsmødet blive afholdt i Repræsentantskabets regi. Da Repræsentantskabet endnu ikke er ”kørende” er nærværende invitation fremsendt på initiativ af det fungerende Forretningsudvalg. I parentes bemærket de samme 5 personer som indstilles til endelig accept/valg ved Årsmødet.
Samme Forretningsudvalg vil ligeledes være garant for Årsmødets afvikling for så vidt angår bookning af lokaler, velkomst, valg af dirigent mv.
Det fungerende Forretningsudvalg henstiller samtidig til, at de delegerede inden Årsmødet taler sammen således, at der inden mødet evt kan være opnået enighed om kandidater til formand- og næstformandsposten i Repræsentantskabet.
For evt. at kunne lette koordineringen listes nedenstående de delegerede fra de forskellige foreninger og institutioner. Det bemærkes samtidig at denne invitation kun fremsendes til de egentlige delegerede. Det er derfor op til de enkelte delegerede at videresende til eventuelle suppleanter.
Råsted Borgerforening
Uffe Nørgaard Hansen
Gorm Rasmussen
Tina Hilborg
Idom Borgerforening
Bjarne Hjalager
Preben Skov Jespersen
Susanne Bang Nielsen
Solkær
Anne-Mette Frøjk
Anders Poulsen
Torben Langer
Astrid Rasmussen
Idom-Råsted Skole
Peter Dahl Henriksen
Lars Allerslev
Idrætsforeningen
Anders Poulsen
Uffe Nørgaard Hansen
Helle Kalkrup
Helle Toft
Jeppe Toft
Michael Lisbygd
Pastoratråd
Charlotte Rønhoff
Pensionistforening
Annelise Kjeldal
Ungdomsklub
Poul Petterson
Spejderne
Karsten Lund
Jagtforening
Mads Pugholm
Foredragsforening
Peter Madsen
|
|
Pkt. 1:
Valg af dirigent. Erik Lundsholt blev foreslået og enstemmigt valgt. Han konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indvarslet og derfor beslutningsdygtig.
Pkt. 2:
Valg af stemmetællere og referent. Stemmetællere blev Anders Poulsen og Michael Lisbygd. Referent blev Susanne Bang Nielsen.
Pkt. 3:
Da den fungerende formand efter aftale aftrådte i oktober 2008 blev formandsberetningen delt, således de to formænd aflagde beretning for hver sin periode.
Først Michael Gehlert, der var formand frem til oktober 2008. Han berettede om de sidste års tætte samarbejde mellem hallens bestyrelse og styregruppen for centeret/PLEXUS. Dette arbejde startede i 2004, hvor forskellige faktorer, blandt andet Brugsens lukning, satte de første tanker i gang om en udvidelse af den eksisterende hal.
I 2005 blev de første skitser til projektet fremlagt og man opnåede en hensigtserklæring fra Lokale og Anlægsfonden om støtte til projektet, som det blev fremlagt. Ligeledes fik man tilsagn fra Landdistriktsmidlerne og en aftale med Holstebro Kommune om overførsel af de eksisterende tilskud til de to sognegårde, i hhv. Idom og Råsted, til et kommende center.
Året efter i 2006 faldt finansieringen på plads gennem Lokale og Anlægsfonden, lån i Nykredit og et kontant beløb fra Holstebro Kommune svarende til sognegårdenes værdi, uanset disse endnu ikke var sat til salg. Den øgede økonomiske involvering fra kommunens side var et krav fra Lokale og Anlægsfonden. Man følte i styregruppen sig nu så sikker på projektets gennemførelse, hvilket også blev lovet sognenes beboere på et borgermøde dette år.
2007 var året hvor hovedprojektet kom på plads, byggeriet kom i udbud og man fik forhandlet en aftale på plads med en hovedentreprenør. Den første udbudsrunde medførte en gennemgang af projektet med en tættekam for at finde besparelser uden det gik ud over byggeriets standart og visionerne med det. Her måtte hugges en hæl og klippes en tå, men uden det gik ud over kvaliteten. En balancegang der krævede blod, sved og masser af møder. Men endeligt kunne det første spadestik tages, og byggeriet begynde.
Sidste år var det så tid til at tage fat på en del af projektet, man havde måttet lade ligge, nemlig istandsættelsen af Solkær. Den havde ligget som en ventesag, men nu fik man forhandlet en forøget lejeindtægt fra Kommunen igennem, hvilket gav det økonomiske råderum til at låne yderligere en million i Nykredit til istandsættelsen. Byggeriet nærmede sig dermed sin afslutning og det var tid til at ansætte en centerleder, og kort tid derefter fandt han en kok, til at stå for køkkenet. Desværre skulle det vise sig, at kemien mellem centerlederen og styregruppen var dårlig, og man måtte til sidst afskedige ham. I stedet blev ansat Svend Erik Ramsgaard, der allerede inden sin formelle tiltræden 1. november var dybt involveret i arbejdet.
Centeret blev indviet med et brag af en dag, med megen mediebevågenhed i september 2008, og da var arbejdet på at få den organisation på plads, der skulle styre PLEXUS fremover for længst gået i gang. Samtidigt var det også tid for nogle af de ”gamle” bestyrelsesmedlemmer at forlade arbejdet og overlade det til yngre kræfter, noget der er sket glidende hen over vinteren, således generationsskiftet har kunnet ske uden det gav anledning til uro.
|
|
Det gamle system med den selvejende institution Idom-Råsted Hallen nedlægger nu sig selv, hvis generalforsamlingen godkender det nye forslag til vedtægter. Den nuværende opbygning er for sårbar, det forholdsvis lille opbud til generalforsamlingerne gør det for nemt at vælte den siddende bestyrelse og ”kuppe” sig til magten over et så stort og vigtigt værk som PLEXUS Idom-Råsted. Forslaget til nye vedtægter er lavet hen over vinteren i samarbejde med foreninger og institutioner i området, og er udformet som de er for at beskytte PLEXUS.
Overgangen fra etablering til drift for PLEXUS er lykkedes, ikke uden sværdslag – og tilbageslag – med den er lykkedes. PLEXUS Idom-Råsted er en realitet, og en nyt omdrejningspunkt i lokalområdet.
Nyd det og brug det!
Sluttede af med en tak til de mange, synlige såvel som usynlige, der har gjort PLEXUS til et realitet. Et stort arbejde, det har været hårdt, men også givende for de involverede.
Efter den første del af formandsberetningen blev opfordret til spørgsmål, hvilket ikke var tilfældet. Generalforsamlingen tog derefter beretningen til efterretning.
Bertel Hestbjerg blev ny formand for Idom-Råsted Hallen efter Michael Gehlert og gav derfor formandsberetningen for perioden efter 1. oktober 2008.
Bestyrelsen kom da til at bestå af tre nye medlemmer og to gamle, i første del af det glidende generationsskifte. Der var mange ting at sætte sig ind i for de nye medlemmer, både fra den allerede gennemgåede proces, men også omkring driften af centeret, i samarbejde med Svend Erik Ramsgaard. Lederskiftet i centeret gav naturligt nok en vis uro. Samtidigt skulle man sætte sig ind i butiksdrift, udlejning, kontrakter og meget mere.
Køkkenchefen, Susanne Hvid Moog stod for kaffeborde, fællesspisninger, receptioner, fester, skolemad og meget mere, og skabte et godt ry for stedets kulinariske kvalitet. Desværre skulle det vise sig, at samarbejdet mellem centerleder og køkkenchef ikke fungerede optimalt, som en konsekvens har Susanne valgt at forlade stillingen pr. 1. maj i år.
Et af de områder der arbejdes på lige nu er et fælles sponsorkoncept, der gerne skulle skabe en god indtægtskilde for alle foreninger og institutioner, men naturligt nok især de pengetunge, nemlig IRIF og PLEXUS. At få et sådant koncept skruet sammen kræver en stor indsats.
Centerets økonomi skal hænge sammen, og personalesituationen ligeså. 2008 var et opstartsår, med alle de uforudseeligheder det kan skabe, men det er alligevel lykkedes at komme ud af året med sorte tal på bundlinjen hvilket er meget flot, og vidner om god økonomisk styring.
Det er vigtigt med en stor tak til de mange frivillige der hjalp Svend Erik Ramsgaard og styregruppen med at få PLEXUS til at fungere. Nu er rammerne her, men det er alles opgave at fylde dem ud og gerne udvide dem, uden at tabe de eksisterende foreninger på gulvet. De mange frivillige er både nødvendige økonomisk og et vigtigt led i at skabe en fornemmelse af medejerskab af PLEXUS.
Fokus er nu på kommunikation ud til (lokal)samfundet, brugere, frivillige og lønnet personale. Blandt andet vil referater fra forretningsudvalgsmøderne komme på hjemmesiden, således alle kan følge med.
Da der ikke var spørgsmål til anden halvdel af formandsberetningen blev også den taget til efterretning.
|
|
Pkt. 4:
Fremlæggelse af regnskab ved kasserer Denis Bredal Kristensen. Det viste et overskud på 63.104 kr. for 2008, hvilket er flot for et opstartsår. Han gennemgik de enkelte poster i regnskabet og desuden det afsluttede byggeregnskab for PLEXUS. Det viste, at man gennem hele projektet har kunnet holde budgettet, ikke mindst på grund af en meget stram økonomisk styring gennem hele projektet. Det endelige byggeri kostede 590.000 mere end budgetteret, en afvigelse på ca. 2,9 %! Det er der mange offentlige byggeprojekter der kunne lære af.
Regnskabets fremlæggelse gav ikke anledning til spørgsmål, hvorefter det blev sat til afstemning, som krævet i vedtægterne. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget.
Pkt. 5:
Godkendelse af vedtægter. Ole Bøndergaard gav en kort gennemgang af de vigtigste principper i de nye vedtægter og behovet for samme, som nævnt af den første formand i hans beretning. Man ønskede at aflevere PLEXUS i trygge hænder, og undgå den uro, som pludselige udskiftninger i en generalforsamlingsvalgt bestyrelse kunne opleve. Efter et langt forarbejde sammen med lokalområdets foreninger og institutioner er man kommet frem til en konstruktion, der sikrer arbejdsro, og samtidigt en overmyndighed, bestående af et repræsentantskab. Dette består af delegerede fra alle foreninger og institutioner efter en nøje fastlagt model, og sikrer en forankring i lokalområdet.
Princippet er, at de 24 delegerede er de eneste stemmeberettigede på årsmøderne, der er åbne for alle. Øvrige har bare ikke stemmeret. Dette sikrer den øverste ledelse, forretningsudvalget, mod at blive ”kuppet”.
Når de nye vedtægter (forhåbentligt) godkendes af dagens generalforsamling har Den selvejende institution Idom-Råsted Hallen jo nedlagt sig selv, og der opstår derfor et magttomrum omkring PLEXUS indtil de nye vedtægters forretningsudvalg kan blive godkendt på årsmøde d. 28. april.
Ole Bøndergaard sluttede af med at opfordre de fremmødte til at stemme for vedtægtsforslaget, de det var meget gennemarbejdet, og repræsenterede et fælles arbejde fra alle involverede.
Dirigenten bragte vedtægtsforslaget til afstemning og det blev enstemmigt vedtaget.
Pkt. 6:
Ingen indkomne forslag.
Pkt. 7:
Valg af bestyrelsesmedlemmer. Da foreningen med vedtagelsen under pkt. 4 havde nedlagt sig selv og derved bragt PLEXUS i et ledelsesmæssigt vakuum, blev følgende vedtaget enstemmigt af de fremmødte:
På dagens generalforsamling, d. 17. marts 2009, blev der valgt et midlertidigt forretningsudvalg til at forestå driften af PLEXUS Idom-Råsted indtil første repræsentantskabsmøde d. 28. april 2009. Repræsentantskabet forventes at godkende nævnte forretningsudvalg.
Det midlertidige forretningsudvalg består af
Bertel Hestbjerg
Helle Niewald
Gert Larsen
Jan Schmidt
Ole Bøndergaard
Revisorer Bjarne Nielsen og Jørn Byskov-Nielsen samt suppleanten fortsætter ligeledes til 28. april 2009.
Pkt. 8:
Evt.
Ole Bøndergaard ønskede at takke de tre afgåede medlemmer af halbestyrelsen for deres store arbejde i styregruppen:
Michael Gehlert startede som sekretær i gruppen med viste sig som en fremragende koordinator, forhandlingsleder, taktiker, skribent af ansøgninger og ihærdig ”terrier”, når det gjaldt om at få resultater.
Leif Filsø var byggefasens store arbejdshest med byggemøder, opsyn samt kontakten til Cowi m.fl. Fik desuden opgaverne omkring forsikring af byggeriet og sponsorkoncept arbejdet.
Denis Bredal Kristensen holdt alle i ørerne omkring økonomien. Når han sagde nej, var der ikke noget at gøre. En benhård men nødvendig rolle, der som det blev dokumenteret tidligere på aftenen, også afspejlede sig positivt i byggeregnskabet.
|
|
|
