Forretningsudvalgsmøder

Referaterne vil være fra møder afholdt efter Repræsentantskabsmødet den 28 april. 2009

Generelt:

Vi er nu over halvvejs gennem 2010 og det er snart længe siden, at der er offentliggjort nyt fra forretningsudvalget. Det er sådan set mod min hensigt om ofte og løbende at informere om nyheder og diskussioner i forretningsudvalget, og jeg har da også en smule dårlig samvittighed.

Uden at skulle komme med dårlige undskyldninger skyldes den lange periode uden informationer fra forretningsudvalget også, at driften af PLEXUS her i 2010 er væsentlig præget af at personalet  - og alle omkring PLEXUS i det hele taget – efterhånden har opnået en vis rutine omkring opgaverne. Uden at det på nogen måde er blevet kedelig dagligdag, er det rart at opleve, at de fleste opgaver, der dukker frem på den ene eller anden måde,  minder om noget som personalet tidligere har taklet med succes.

Tegningen af det billede, der viser et veldrevet, travlt og sprudlende køkken og som nærmeste nabo en butik, der har vist sig vanskelig at få skubbet rigtig i gang, er gennem det seneste halve år blevet endnu tydeligere.

Vores kok, Rehne Bank har sammen med andre dygtige medarbejdere bogstavelig talt sat damp under kedlerne. I visse perioder produceres der på maksimum grænsen. Aktiviteterne er fordelt på både fester og arrangementer i PLEXUS, mad ud af huset og mad lavet til vores skole og børneinstitution.

Lene Christiansen, der har været fast køkkenhjælp gennem mere end ét år, er gået på barsel. Hun har fået en fin dreng. Tillykke Lene. Vi håber, udviklingen muliggør at Lene efter endt barsel vender tilbage til PLEXUS. I Lenes fravær har Benny Kristensen været permanent medhjælp i køkkenet. Fra midt i august har vi fået yderligere en kapacitet i køkkenet, idet Kirsten Bank, Rehne´s kone, bliver ansat i en 29 timers stilling. Kirsten er lige som Rehne uddannet kok og bager. Vi byder Kirsten velkommen og håber ansættelsen bliver til gensidig glæde.

På personalefronten er yderligere sket det, at Poul Gahner nu er på fuld tid i PLEXUS. Poul er et af den slags mennesker der kan og vil ALT. Derfor sker der i disse måneder en masse på vedligeholdelsessiden. Gulve slibes og lakeres, rådne sternbrædre skiftes, der males ude og inde, utætheder i tagkonstruktionen i Solkær ordnes, solfilm påsættes vinduer i fitness, bander i hallen efterses og repareres, lysstofrør i hallen skiftes osv.

Derfor kan vi med sikkerhed fastslå at vi måske nok overskrider budgettet en smule på den post, der hedder ”vedligehold”, men at vi samtidig med nuværende vedligeholdelsesniveau gør alt der er muligt for at afskrivningerne til fulde dækker værdiforringelsen.

I kontrast til et meget aktivt køkken står vores butik. Der er ikke det aktivitetsniveau, vi havde håbet og der er brugt en del kræfter på at udtænke mulige tilpasninger.  

I foråret kom der gang i et korps af frivillige, der i de sene eftermiddags- og aftentimer afløser det faste personale. Det har i sig selv været en udmærket hjælp, men jo ikke en løsning på den alt for lave aktivitet.

Går nogen rundt med gode ideer til hvordan vi nytænker butiksdelen eller på én eller anden måde får øget aktiviteten må vedkommende meget gerne kigge forbi.

Nye tiltag:

Selv om PLEXUS endnu ikke har rundet de 2 år er der, som tidligere nævnt, allerede kræfter der arbejder på videreudvikling af både PLEXUS og hele området omkring.

I foråret startede det vi kalder ”fremtidens legelandskaber”.

Flere muligheder for aktiviteter har været diskuteret og pt. arbejdes med følgende områder:

Motionsstier: Både gå/løbe, mountainbike, cykel- og ridestier diskuteres. Konkret arbejdes på gå/løbe og cykelstier i Estrup Plantage og fra PLEXUS til Akelahytten. I Estrup Plantage vil der på ruterne være forskellige aktivitetssteder, hvor øvelser af forskellig art kan udføres.

Det hele indtegnes på kort og beskrives i en lille folder, som engang når projektet er gennemført, kan hentes i PLEXUS.

I området PLEXUS-Solkær arbejdes på en dansepavillion, der tænkes placeret tæt på bålhytten. Dansepavillionen er tænkt som et sted, der kan forlænge udendørssæsonen og på et eller andet plan kan være med til at binde ude- og indeareal sammen. I midten af lokalet bygges en masseovn og som en del af pavillionen indrettes et rustikt udendørs køkken.

Andre gode forslag om mulige projekter indenfor ”fremtidens legelandskaber” har været diskuteret, men er foreløbig skudt til hjørnespark.  

Dog vil der formentlig blive taget hul på en diskussion af, hvordan vi bedre kan udnytte den smukke gamle have mellem kirken og åen. Det er et område, der er pålagt forskellige servitutter, så eventuelle tiltag vil ske i samarbejde med myndigheder.

Et par studerende har på et tidspunkt henvendt sig til Sven Erik omkring et projekt, hvor de ønskede at analysere om det eventuelt ville være et aktiv for PLEXUS at kunne tilbyde overnatningsmuligheder.

Det er der kommet en ganske interessant opgave ud af.

Vi i forretningsudvalget er i alt fald blevet så nysgerrige, at vi i det stille arbejder videre på at undersøge sagen. Der tænkes i første omgang på ca. 4 minihytter af en forholdsvis god standard, hvor der i hver hytte er to sovepladser, bad, toilet mv.

Vi ser umiddelbart et vist potentiale i bl.a.
• at folk der afholder fest i PLEXUS kan tilbyde gæster overnatningsmuligheder.
• at lokale kan have familiebesøg langvejs fra uden at bekymre sig om trængsel i soveværelset
• at folk på vandre-/cykel-/fisketur kan overnatte
• andet ??

Økonomi:
Anskuer vi ”projektet” PLEXUS fra den rent økonomiske side, har vi efterhånden nok erfaring til at fastslå, at der kræves hårdt arbejde og en stram styring, hvis der skal sorte tal på bundlinjen.

Selvom PLEXUS er heldig at have mere eller mindre faste indtægter i form af leje fra Solkær, leje fra brug af hallen og forskellige kommunale tilskud, er det dog reelt butik, køkken og arrangementer i salene, der skal betale for driften af PLEXUS.

Som antydet ovenstående bidrager butikken ikke positivt på den økonomiske bundlinje.

Sven Erik har været særdeles fantasifuld og dygtig til at arrangere spændende og velbesøgte kulturelle arrangementer, der appellerer til et bredt publikum. Det er noget af det, som er med til at profilere stedet; at gøre det lidt sjovere at bo i Idom-Råsted, og være med til at sælge stedet. Samlet set bidrager disse kulturelle arrangementer dog meget beskedent til den samlede økonomi.

PLEXUS har stor succes som udbyder af dagskurser for såvel offentlige som private virksomheder. Dagskurser er af flere grunde attraktive. Ikke mindst fordi de jo netop løber af staben i dagstimerne. På den måde er de ikke så ressourcetunge som kulturarrangementer og fester, der jo som oftest er aften/nat arrangementer. Selv om prisniveauet på kursusområdet er præget af den økonomiske krise og derfor mindre efterspørgsel, er kursusdelen med til at bidrage positivt til økonomien i PLEXUS.

Vi har i forretningsudvalget talt meget om, hvor vi skal placere os rent prismæssigt i forhold til andre relevante udbydere. Vi er overbevidste om at standarden i PLEXUS er høj, men samtidig må vi også forholde os til, at vi ikke er placeret centralt i Holstebro og at vi ikke har eksempelvis Nørre Vosborgs historie.

Efteruddannelse, og den generelle kursusaktivitet  i det hele taget, er voldsomt præget af, at tingene ikke går helt så stærkt som de gjorde for 3 år siden. I det lys synes vi, at PLEXUS er lykkedes meget flot med at blive placeret på kortet over seriøse kursussteder.

Det virkelige lokomotiv i indtjeningen er dog festerne. Der afholdes stadig flere fester i PLEXUS og responsen fra kunderne er udelukkende positiv. Et godt ry omkring PLEXUS som et super sted at afholde fester, er essentiel for centrets økonomi. Det er der stor bevidsthed omkring og personalet bruger mange kræfter på at sikre, at det fortsat skal være sådan.

Samlet set viser budgetkontrol for første halvår 2010 et meget beskedent overskud. Vi er glade, taknemmelige og lidt stolte over, dels det beskedne overskud, men også over at budgettet faktisk holder. Glædeligt er det også, at trenden viser et stadigt mere positivt billede. 1. kvartals negative afvigelse er således mere end indhentet af et rigtig flot 2. kvartal.

En sammenligning af ordrebogen nu og for ét år siden vidner også om at aktiviteten på især festdelen stadig øges.

Det som var et håb for blot 2 år siden, nemlig at det kunne lade sig gøre at drive PLEXUS som en sund forretning, der bidrager til lokalsamfundets trivsel, har nu vist sig rent faktisk at kunne lade sig gøre. Det har vi grund til at være stolte af.

Ny centerleder

Den glædelige fortælling om PLEXUS kan især fortælles, fordi vi har et fantastisk personale. Alle der arbejder i PLEXUS har aktier i den fortælling, men der er jo nok ingen tvivl om, at hjørnestenene i konstruktionen er vores centerleder og vores køkkenchef.

Som de fleste husker kom Sven Erik Ramsgaard sådan lidt ind af bagdøren som centerleder. Vi var kommet skævt i gang med en profil, der ikke matchede behovet og pludselig stod vi med et nyt center uden daglig leder.

Sven Erik påtog sig den ganske omfattende opgave at forsøge at løbe driften i gang. Det har både Sven Erik, Karen og ganske ofte også børnene Jane og Jacob gjort til en familieopgave, der simpelthen skulle lykkes.

Med halvårsregnskabet 2010 og udsigten til stadig større efterspørgsel efter de ydelser PLEXUS kan levere, må missionen siges at være fuldført.

Sven Erik har ikke lagt skjul på, at for familien Ramsgaard har det været et tidsbegrænset projekt. Det har været lærerigt, udfordrende, spændende, nogle gange sjovt og andre gange temmelig anstrengende.

Sven Erik har overfor forretningsudvalget ladet forstå, at han føler tiden er inde til at vi søger en anden løsning. Ikke absolut her og nu, men inden for nogle måneder.

Det har vi selvfølgelig taget til efterretning og vi er glade for at vi nu i ro og mag, sammen med Sven Erik, kan forsøge at skabe et klart billede af, hvad der for PLEXUS vil være den bedst mulige løsning fremadrettet. Igen må vi sige, at vi nu, qua erfaringer opsamlet gennem 2 års drift, står i en langt mere gunstig position til at definere de kompetencer vi mener en centerleder skal besidde, end tilfældet var da den første centerleder skulle ansættes.

Vi har heldigvis glæde at Sven Erik og Karen i en rum tid endnu. Derfor skal der nok komme tid og lejlighed til, at vi giver udtryk for vores taknemmelighed for at de påtog sig opgaven.

Personligt både håber og tror jeg, at der kan findes en løsning, der gør at PLEXUS kan fortsætte ad den positive vej vi er kommet ind på. Jeg vil dog også være ærlig og sige, at jeg føler, der vil være en vis risiko for, at vi om et års tid virkelig vil forstå hvilken kapacitet vi havde som centerleder i PLEXUS i de første svære år.

Dog – det er dejligt med udfordringer og sådan én har vi altså nu. Igen vil jeg pointere at forretningsudvalget meget gerne tager imod gode råd og ideer til alle opgaver, og således også til den opgave vi nu får med at finde en kompetent afløser for Sven Erik Ramsgaard.

På vegne af FU
Bertel Hestbjerg

Generelt

Sponsor

Butikskorps

Ideer / planer

Årsmøde 2010



Generelt:
Efter en lidt blød start på året er der nu travlhed i Plexus. Vi nyder godt af et særdeles velfungerende køkken, hvor kunderne generelt får lidt mere end de måske havde ventet. Dette sammenholdt med nogle dejlige rammer og et imødekommende og godt organiseret personale gør at vi får stadig flere forespørgsler på mulighed for afholdelse af både fester og firmaarrangementer i Plexus.

Nøglen til en sund økonomi i Plexus ligger for en stor del i netop omsætningen i køkken og festsale. Udviklingen her er derfor særdeles glædelig og bekræfter også formodningen om at indkøringen af et center som Plexus tager tid og at gode oplevelser, der spredes fra mund til øre er en sikker og holdbar måde at vokse på.

Årsregnskabet for 2009 er lige på trapperne. Resultatet ventes at blive et beskedent underskud.

Et underskud er aldrig godt, men sammenholdt med udviklingen skitseret ovenstående + det forhold at sponsordelen endnu ikke har bidraget positivt til centrets økonomi, giver basis for forsigtig optimisme.

Sponsor:
Et område der har vist sig vanskeligt at få startet.

Årsagerne er en kombination af den velkendte økonomiske krise – med deraf følgende manglende villighed hos virksomhederne til at påtage sig sponsorforpligtelser – og nok også en undervurdering af opgavens omfang -.   Tidligere i processen fravalgte vi jo en decideret sponsoragent, idet vi fandt denne løsning for dyr. En sponsoragents opgaver er bl.a. at sælge sponsorater. Herunder at sikre en styring af hvilke virksomheder, der er besøgt, hvilke sponsorater de pågældende tegner, sikre at de lovede modydelser leveres, udarbejdelse og opsætning af skilte mv.

Kompetente folk, Poul Gahner og Per Lauritsen, har siden årsskiftet overtaget væsentlige dele af dette arbejde og vi er nu endelig kommet i gang med salg af sponsorater. Spændende bliver det at følge hvordan virksomhederne tager imod konceptet.

Butikskorps:
Korpset af frivillige hjælpere i butikken har nu virket i et par måneder. Der er gjort erfaringer og der er iværksat tiltag til at udvikle en lidt mere levende butik. Efter at alle frivillige har haft én eller flere vagter sammen med erfarent personale, er korpset nu i princippet selvhjulpet. Hermed er der basis for at én af ideerne med korpset – mulige friaftner for Sven Erik og Karen – kan opfyldes.

Meldingen fra flere af de involverede er, at det faktisk er ganske hyggeligt at stå bag disken.

Skulle nogen få lyst til at bidrage på dette område må I endelig henvende Jer i butikken !!!

Ideer / Planer:
Undertegnede synes stadig vi i Plexus har et helt nyt og moderne center. Det har vi selvfølgelig også, men vi lever i en tid hvor tingene går stærkt og det er sikkert fornuftigt allerede nu at begynde at se sig om efter udviklingsmuligheder. Plexus  - og til en vis grad hele vores lokalsamfund – skal fremadrettet kunne lukrere på at vi har et center der hele tiden er tidssvarende og meget gerne lidt foran.

Der har i Forretningsudvalget været en drøftelse af mulige udviklingsområder.

Konkret er påbegyndt arbejde på et projekt, der involverer en sammenbinding af hele området fra indkørslen, ned forbi parkeringspladsen og hen mod Solkær (og måske videre). Et nøgleord er ”fremtidens legelandskab” hvor diverse aktiviteter tænkes ind i naturen og omgivelserne.

En anden ide der har været drøftet er om renoveringen af hallens tag kunne kombineres med etablering af solfanger-anlæg. En løs ide hvor ord som:  ”grøn landsby”, ”energiselvforsynende”,  måske kunne lede til et spændende projekt, hvor det også var muligt at opnå udviklingsstøtte fra EU.

Igen vil jeg understrege at alle gode ideer ikke nødvendigvis udspringer fra det siddende Forretningsudvalg. Har du en sjov, kreativ og måske lidt skæv ide til hvad der evt. kan løfte vores lokalsamfund endnu et skridt, vil vi meget gerne høre om ideen.

Der er fastsat dato for Årsmødet 2010. Mødet bliver afholdt i Plexus mandag den 19. april.
Se nærmere herom i kalenderen.

På vegne af FU
Bertel Hestbjerg

Budget 2010

Der er udarbejdet et budget for 2010.

Resultatet viser et overskud på små 100.000 kr. Da vi i Plexus endnu ikke har et historisk 4. kvartal at bygge på vil der i 1. kvartal 2010 blive udarbejdet et opdateret budget, hvor erfaringerne fra 4. kvartal 2009 vil blive inddraget.

Brugerundersøgelse i Plexus.

Der er i efteråret lavet en brugerundersøgelse. Overordnet har målet med undersøgelsen været at få information fra brugerne, der muliggør en målrettet indsats for at tiltrække endnu flere tilfredse brugere af Plexus..

Metoden har været telefoninterview. Ca. hver 7. husstand i Idom og Råsted er kontaktet. En voksen kontaktperson har besvaret følgende spørgsmål på vegne af alle beboere i husstanden ældre end 6 år.
1. Vedkommendes alder
2. Deltager aktivt i sport?
3. Benytter Fitness?
4. Benytter butik?
5. Deltager i kulturarrangementer?
6. Deltager i fællesspisning?
7. Har afholdt fest eller andet arrangement i Plexus?
8. Andre former for tilknytning til Plexus

Desuden er der blevet spurgt til om man i husstanden har talt om hvorvidt noget fungerer specielt godt i Plexus henholdsvis om der er noget man savner/kunne ønske sig anderledes

Ud fra undersøgelsen kan med en vis forsigtighed blandt andet konkluderes:

• Jo tættere knyttet (frivillig hjælper) jo gladere for Plexus
• Plexus mangler kontakt til nytilflyttere uden børn i institution/skole
• Plexus mangler kontakt til yderdistrikterne (specielt i Råsted)
• God stemning når man kommer i Plexus nævnes af mange
• Ønske om aktiviteter for mindre børn i forbindelse med fællesspisning
• Flere ser gerne at sale kunne lejes uden andet medfølger
• Butik: man er glad for muligheden, men benytter kun lidt. Dårligt varesortiment nævnes.
• Flere af især de ældre brugere er yders begejstrede for Plexus


Diverse

Fra 1.1 2010 kan alle spise med ved skolebespisningen for 25 kr. Se nærmere herom på hjemmesiden.

Omkring tegning af sponsorater er der desværre stadig ikke rigtigt kommet gang i processen. Vi må erkende, at der kræves et virkeligt engageret, aktivt og vedholdende koordinatorteam for dels at holdt processen i gang og dels at sikre at indgåede aftaler af enhver art overholdes. Der arbejdes i øjeblikket på sammensætte dette koordinatorteam og få klarhed over de opgaver, der ligger heri.

Forskellige forhold gør at der over hele landet ikke er så meget rift om ”haltimer” som i tidligere sæsoner. Dette gør sig ligeledes gældende i Holstebro Kommune og dermed også i vores idrætshal. Hovedbestyrelsen i Idrætsforeningen og ledelsen i Plexus søger at planlægge bedst mulig i relation hertil. Det er af flere grunde vigtigt med et højt aktivitetsniveau i vores idrætshal. Bl.a. afhænger det kommunale tilskud af at hallen er udlejet i minimum et vist antal timer.

Sven Erik arbejder i øjeblikket på en model for online booking af ledig haltid.

Der vurderes at være et marked for blandt andet privat udlejning hvor familien efter en god frokost trænger til lidt motion.

Det er ingen hemmelighed butikken i Plexus isoleret set ikke er nogen guldrandet forretning. Omvendt er vi også bevidste om at det hele hurtigt kan blive lidt dødt hvis ikke der er en vis minimumåbningstid og et vist liv omkring butikken. For at imødegå dette og for samtidig at aflaste det faste personale med nogle af de rigtig mange timer de ligge i driften af Plexus, er der her fra det nye års start etableret et korps af frivillige butikshjælpere. Planen er at butikken om aftenen i de første 4 af ugens dage helst fungere via frivillige hjælpere.

Tag godt imod dem !!! – OG HUSK, du kan nu hver dag købe flere forskellige lette retter hvis der af en eller anden grund ikke lige er nogen der har tænkt på aftensmad.

Almindelig orientering:
Repræsentantskabet er inviteret til brugermøde den 27.10.09.
På mødet skal gensidige forventninger og ”husordenen” diskuteres. Ideer og ønsker til nye tiltag i PLEXUS vil ligeledes blive diskuteret.

Salg af medlemskaber til PLEXUS er godt i gang. Der er etableret ”sælgerkorps” således at alle veje er dækket af. Det er aftalt, at der laves medlemstilbud, som tilbydes alle medlemmer på lige vilkår, fx særpris på entré til arrangementer og mulighed for at købe særlige varer i butikken.

September har været den absolut travleste måned hidtil. Kalenderen for november og december er ligeledes pænt fyldt ud. Blandt andet er der indgået en del aftaler med Holstebro Kommune.

Udarbejdelse af budget for 2010 er så småt på trapperne. Vi afventer opgørelse for 3. Kvartal for at have så megen historik som mulig at lave budget ud fra. Der afholdes ekstraordinært budgetmøde ultimo november.

Tegning af sponsorater er begyndt. Desværre har den finansielle og økonomiske krise – som ventet – bevirket at virksomhederne kun meget modvilligt letter op låget for de pengekasser, der ikke er absolut nødvendige for den daglige drift. Med andre ord: det går trægt med salg af sponsorater. Meldingen fra virksomhederne er at konceptet er i orden, men at den økonomiske situation gør, at de må sige nej tak.

Der er nu 120 der abonnerer på det elektroniske nyhedsbrev. Dagene efter at nyhedsbrevet er sendt ud er der markant flere besøg på hjemmesiden.

Drøftelse af udviklingsplan for køkkendelen:
Mødets vigtigste punkt var en åben diskussion af en mulig udviklingsplan for køkkenet.

Aktiviteterne i PLEXUS er nu meget tæt på at nå maksimum for det som vores faste personale kan magte. Derfor er det påkrævet med en diskussion af om og eventuelt hvordan en mulig forøgelse af aktiviteterne kan/skal håndteres rent personalemæssigt. Inden det kommer hertil skal det grundigt overvejes om et øget aktivitetsniveau er ønskeligt. Yderligere skal det sikres at aktiviteterne udvikles så der er balance mellem aktiviteter der positivt bidrager til den kommercielle drift og aktiviteter der primært skal øge nytteværdien for lokalbefolkningen.

Køkkenet i PLEXUS er omdrejningspunkt for mange af aktiviteterne og køkkenchef Rehne Bank var derfor naturligvis med til diskussionen.

Der var en god diskussion af problematikken. En foreløbig konklusion blev at det er ønskeligt med en gradvis udvikling og at vi i PLEXUS ikke i øjeblikket ønsker store forandringer i driften som en eventuel ansættelse af en ekstra kok ville betyde. Rehne og Sven Erik laven sammen en plan for udviklingen af bemandingen i køkkenet.

Bertel Hestbjerg

½-årsregnskab
Endeligt ½-årsregnskabet med kommentarer blev kort gennemgået og diskuteret. Et samlet negativt resultat på godt 100.000 kr er i sig selv utilfredsstillende.

Underbudgettering af konto for indkøb af småinventar, samt uventede renteudgifter i forbindelse med den endelige finansiering af Plexus står for hovedparten af den negative afvigelse. ½-årsregnskabet afslører ligeledes, at der kræves et ganske stort aktivitetsniveau før omsætningen når et niveau, der muliggør en balanceret drift.

På positivsiden tæller at det budgetterede dækningsbidrag for de enkelte arrangementer holder. Når det sammenholdes med en kalender for de nærmeste måneder der afslører et stort aktivitetsniveau, giver der grundlag for optimisme. Da det faste personale allerede er travlt beskæftiget blev det besluttet at FU på næste møde skulle diskutere hvordan en udviklingsplan for bemandingen i køkkenet kunne se ud, hvis aktiviteterne fortsat øges.

Medlemskab af Plexus
Det er besluttet at der frem over kan tegnes ”Medlemskab af PLEXUS.” Et medlemskab giver husstanden en række fordele. Eksempelvis giver et medlemskab ret til gratis deltagelse i en årlig ”Hjortefest” for op til 4 personer. Et medlemskab skal dog ikke begrundes med at være en god investering. Primært et det et signal om at husstanden bakker op om Plexus som lokalområdets samlingssted. Et sted hvor unge kan mødes i fritiden og gratis benytte hallen i det omfang den ikke er udlejet. Et sted man kan gå hen og læse dagens avis og/eller se fjernsyn. Kort sagt – et sted der skaber liv i vort nærområde -. Medlemskaber tegnes for ét år af gangen og løber fra 1. oktober til 30. september. Der tegnes medlemskaber første gang i uge 40 og 41. De enkelte husstande vil få direkte besøg.

Daglig brug af PLEXUS
Det blev besluttet at Repræsentantskabet bliver indkaldt til et ”brugermøde” den 27. oktober. Dagsorden bliver en diskussion af konditionerne for den daglige brug af Plexus.

Sponsorhæfte
Materialet der skal præsenteres for kommende sponsorer er nu færdigt. Der er tale om et hæfte hvor enkelte sider kan udskiftes hvis/når nye tiltag dukker op.
De lokale sponsorsælgere er blevet klædt på til ”kundebesøg” og tegning af sponsorrater starter nu.
Sponsormaterialet vil blive lagt ud på hjemmesiden.

Endelig model for fordeling af indkomne midler er ligeledes på plads. Modellen er lavet med kraftig skelen til det historiske billede på sponsorsiden. Samtidig er den gjort dynamisk på den måde at fordelingsnøglen hvert år skal godkendes på Årsmødet.  Forretningsudvalget indstiller et 2 årigt fordelingsbudget, som godkendes af repræsentantskabet. Kan det ikke godkendes, må forretningsudvalget revidere forslaget, som skal godkendes. Fordelingsnøglen revideres og fremskrives hvert år for en 2 årig periode.


Brugerundersøgelse
Der gennemføres en brugerundersøgelse blandt et repræsentativt udsnit af husstandene i Idom og Råsted. Formen bliver telefoninterview. Overordnet er målet at øge andelen af den i forvejen store del af lokalbefolkningen, der benytter Plexus. Dertil kræves et overblik over hvor stor en del af lokalbefolkningen der i dag bruger Plexus, i hvilke sammenhænge de benytter PLEXUS og hvilke forhold der efter den enkeltes mening kan gøres bedre. Undersøgelsen vil blive gennemført i september/oktober.

.
Bertel Hestbjerg

Generel orientering og diskussion

Det endelige halvårsregnskab er endnu ikke helt færdigt, med resultatet peger mod et underskud på godt 100.000 kr. Forskellige årsager og mulige forklaringer blev diskuteret. Første års budget har langt hen ad vejen været ”et bedste bud” delvis ud fra Forretningsudvalgets og centerlederens ønsker og forventninger inden opstarten. Det er oplagt at eksempelvis vedligeholdelseskonto og konto for investeringer i småinventar har været undervurderet. Et uplanlagt personaleskift med deraf følgende ”tabte” konfirmationer har heller ikke gavnet.

Omsætningen i køkkenet er væsentligt lavere end budgetteret. Fornemmelsen er, at der har været rimeligt travlt, så Sven Erik er nervøs for, om vi har budgetteret højere end det er realistisk at nå.
Niveau for realistisk omsætning i køkkenet vil blive diskuteret med Rehne.

Positivt er det, at der er booket væsentligt mere til 2. halvår end der var på tilsvarende tidspunkt til første halvår.

Der har været ét års gennemgang af byggeri. Centerleder og håndværkere følger op hvor det er nødvendigt.

Der arbejdes med planer for forbedring af det udendørs aktivitetsområde. Finansieringen af bander til den udendørs barsket-bane er ved at være på plads. På sigt er det ønskeligt med flere aktiviteter. Bl.a. fodboldgolf blev diskuteret som en mulighed.

Der samarbejdes med Estate wine og med Holstebro Festspil om diverse aktiviteter her i efteråret.

Der påbegyndes skolemadsordning fra september. Ordningen kommer til at gælde tirsdag, onsdag og torsdag. Et måltid vil koste 25 kr.

Det område der ligger lige op ad indgangspartiet, og som i dag er grusbelagt, ønskes tilplantet med roser. Desuden skal ”den store sten”, som allerede tidligere aftalt, sættes op. Udsmykningsudvalget kontaktes med henblik på organisering heraf.

Bedre læ omkring bålhytten skønnes at kunne øge brugsværdien. Det undersøges om Matas´Grønne Fond vil bidrage med finansiering af buske til læafskærmning omkring bålhytten. Der er ansøgningsfrist 1.12. Ansøgningen skal udarbejdes i samarbejde med Solkær og evt. skolen/Idrætsforening/borgerforening

Det blev diskuteret om den lave betonmur ved indgangen til omklædningsrummene evt. kan beklædes med hårdt træ og fungere som bord/bænk.

Sidste nyt omkring sponsor-konceptet.

Tegning startes 1.9. Kim Olesen er blevet tilknyttet til at kontakte potentielle emner, som vi ikke har relationer til i dag. Lokale kræfter vil foranledige kontakt til alle de virksomheder der har én eller anden form for kontaktflade til Idom/Råsted.

Fordelingsnøglen for indkomne sponsormidler blev diskuteret. Forslag til endelig skabelon ventes vedtaget ved næste FU-møde. For at bevare dynamikken er der enighed om at Forretningsudvalget hvert år til repræsentantskabsmødet fremlægger forslag til et 2 årigt fordelingsbudget, som skal godkendes af repræsentantskabet. Hermed sikres dynamikken således at fordelingen af sponsormidler til enhver tid kan afspejle den faktiske udvikling indenfor de enkelte foreninger og underafdelinger.

Orientering om arbejdet i Forretningsudvalget for PLEXUS

Jævnfør vedtægterne for PLEXUS Idom-Råsted, skal der løbende på hjemmesiden orienteres om de dele af drøftelserne i Forretningsudvalget (FU), der umiddelbart kan have almen interesse.

Som formand for FU vil undertegnede, Bertel Hestbjerg, derfor løbende berette om de aktuelle drøftelser i udvalget.

Frem til efteråret 2008 er jeg nødt til at indrømme, at mit engagement i projektet PLEXUS har været nærmest ikke eksisterende. I forbindelse med indlemmelse i Styregruppen i efteråret 2008, var det derfor meget interessant for mig at høre om hele baggrunden for PLEXUS. Det vil det måske også være for andre, så derfor følger, efter et referat af de aktuelle drøftelser i FU, en kort beskrivelse af organisationen omkring PLEXUS og processen fra ide til færdig projekt.


Møde i FU den 14. maj 2009

Forretningsudvalget (FU) der blev godkendt på Repræsentantskabets årsmøde den 28. april konstituerede sig.

Formand: Bertel Hestbjerg
Næstformand: Helle Niewald
Øvrige medlemmer Jan Schmidt-Nielsen
Ole Bøndergaard
Gert Larsen

FU forventer at holde møde ca. 1 gang om måneden. Ved møderne deltager foruden medlemmerne af FU også altid centerleder Sven Erik Ramsgaard.


Maj måned bliver en relativ stille måned ovenpå et par meget travle forårsmåneder.

En del af det lidt lavere aktivitetsniveau skyldes utvivlsomt at Susanne, vores kok hidtil, er fratrådt. Det har naturligt nok givet lidt uro, men med ansættelsen af Rehne Bank har roen allerede indfundet sig igen. På trods af at Rehne først starter pr. 1. juni er der allerede nu rigtig mange henvendelser og bookninger af arrangementer i september og oktober. Der er sågar bookninger af konfirmationer 3 år frem i tiden med reference til at vi nu har Rehne Bank i køkkenet. Vi ser med glæde frem til at Rehne bliver en del af dagligdagen i PLEXUS.


Situationen på sponsorsiden blev drøftet. Der er endnu uafklarede forhold. Der er indkaldt til møde mellem sponsorgruppen og de enkelte foreninger på tirsdag den 19. maj. Alle parter er interesseret i en afklaring på området.


Et væsentligt punkt på mødet var en drøftelse af den fremtidige strategi. Der arbejdes efter følgende model:

MÅLSÆTNING -> STRATEGI -> PLAN

Vi opsætter nogle målsætninger på 3 – 5 års sigt, beskriver vejen til målet (strategien), og opstiller konkrete planer som skal bringe os i mål.

Tilsyneladende simpelt, men bag de enkle ord ligger lange diskussioner og overvejelser om hvad det er som virkelig er vigtigt for borgerne i Idom og Råsted. PLEXUS er jo kun et middel til at opnå bedre trivsel for borgerne i vores lokalsamfund. Det er derfor pokkers afgørende at vi sigter mod det rigtige mål.

Arbejdet med at definere mål og strategi fortsætter i den kommende tid.

”Den selvejende institution Idom-Råsted Hallen” er nu formelt ændret til ”Den selvejende institution PLEXUS Idom-Råsted”. Den daglige drift af Plexus varetages af centerleder Sven Erik Ramsgaard i samarbejde med Forretningsudvalget (FU). Repræsentantskabet er øverste myndighed i PLEXUS og samtidig bindeled mellem FU og de forskellige foreninger og institutioner i Idom-Råsted.

Disse facts mv. kan man læse i det nye sæt vedtægter for PLEXUS, der endelig blev vedtaget her i april 2009.

Vejen hertil har været ganske lang, men også ganske interessant. Nedenstående er kort skitseret baggrunden for PLEXUS og hvordan organisationer er bygget op.


På det tidspunkt hvor ideen om PLEXUS stod på tærsklen fra ide til konkret projekt dannedes Styregruppen. Denne styregruppe udsprang af den daværende bestyrelse for hallen suppleret med repræsentanter for borgerforeningerne i henholdsvis Idom og Råsted, samt enkelte personer fra lokalområdet, der på forskellig vis havde markeret sig som vigtige ressourcepersoner for den proces, der forestod.

Forud herfor var gået en periode hvor vi i Idom-Råsted havde måttet vende os til at Brugsen nu var lukket og mange mennesker havde sammen overvejet hvilke tiltag, der kunne etableres for at øge pulsen i lokalområdet.

En inspirationstur til  Tangsø-centeret gav på mange fronter troen på, at noget lignende måtte være det helt rigtige for Idom-Råsted. Borgermøder fulgte herefter både i hallen og skolen. Der blev efterhånden bred opbakning til ideen og ligeledes bred opbakning til at den selvbestaltede Styregruppe skulle fortsætte som tovholder i projektet. Der var ligeledes opbakning til, at Styregruppen skulle være selvsupplerende, således at gruppen direkte havde mulighed for at kunne sikre en rimelig kompetence på en bred front. Man var enige om at det ikke måtte være 5 eller 7 tilfældigt fremmødte på en generalforsamling, der pludselig – og uden et reelt ønske herom – kom til at stå med hovedansvaret for en så arbejdstung og ganske vigtigt opgave.

Nu fulgte mere end 2 års hårdt arbejde. – Det kan jeg godt tillade mig at skrive for i den periode udmærkede jeg mig ved et totalt fravær af engagement i projektet PLEXUS -.

Mange underudvalg blev nedsat ved indgangen til den periode, hvor PLEXUS rent fysisk blev bygget. Udvalg til fundraising, aktiviteter i det nye center, udsmykning og inventar mfl.

Arbejdsmængden oversteg det forventede og det er ikke mit indtryk, at jeg fornærmer nogen i den daværende Styregruppe, når jeg hævder at mødeaktiviteterne oversteg niveauet for hvad der var rart for at skabe adspredelse i hverdagen.

For os der dengang stod udenfor processen kunne det til tider godt virke lidt som en lukket kreds, der her stod med dirigentstokken og formede en vigtig del af fremtiden for vores lokalsamfund.

Det ved jeg med sikkerhed aldrig har været hensigten.

Nogle af underudvalgene følte sig berettiget tilsidesat. Årsagerne har været flere, men en blanding af dårlig ”timing” for deres etableringstidspunkt samt en koordineringsopgave af temmelig stort omfang er givetvis en væsentlig del af forklaringen.

Processen blev ført til ende og i dag kan vi glæde os over at PLEXUS er her og at centeret fungerer fuldt ud lige så godt som vi har turdet håbe.

De daglige aktiviteter i PLEXUS styres af vores centerleder Sven Erik Ramsgaard. Centerlederen refererer til et Forretningsudvalg, der formelt skal godkendes af repræsentantskabet på et årligt årsmøde, der afholdes i  april.

Repræsentantskabet er øverste myndighed i PLEXUS og sammensat af PLEXUS´ brugere. Det er folk – i alt 24 personer – der repræsenterer de forskellige foreninger og institutioner, der er brugere af PLEXUS.



Med ønsket om vedblivende bred interesse for udviklingen af PLEXUS.

Bertel Hestbjerg